tips menyusun struktur kepantiaan

Segala event ataupun kegiatan besar akan membutuhkan banyak orang untuk menghendelnya. Apapun jenis kegiatannya maka sudah pasti akan banyak orang yang hadir, sehingga butuh beberapa orang untuk mengkoordinirnya.  Dari berbagai event yang pernah aku temui baik disekolah, diluar, maupun dikampus, orang yang menyelenggarakannya (panitia acara) sudah terkoordinasi dengan baik dalam system bagi tugasnya, itu merupakan sebuah bentuk keefektifan dalam sebuah susunan kepanitiaan dan penunjukan orang yang tepat untuk mengisi setiap bidang kepengurusan baik dari ketua hingga anggota merupakan sebuah bentuk keefisienan. Inilah yang akan aku share dalam postingan kali ini, yaitu : cara menyusun kepanitiaan yang efektif dan efisien.

Setiap orang diberikan tugas khusus untuk dikerjakannya sehingga setiap pekerjaan bisa dilakukan dengan mudah, namun untuk menyelenggarakan suatu kegiatan akan ada banyak orang sehingga dubutuhkan seorang ketua, dan akan perbantukan oleh sekretaris, bendahara, seksi/divisi, dan yang lainnya sesuai dengan event yang akan diadakan, Inilah yang disebut struktur kepanitiaan.

Cara menyusun struktur kepanitiaan yang efektif dan efisien adalah dengan menentukan apa kegaiatan yang akan kita buat. misalnya kegiatan itu seperti pelantikan, atau seminar, atau  aksi social. Dari sini kita bisa dapatkan gambaran umum dari apa yang akan kita kerjakan bersama untuk mencapai kesuksesan acara. karena disetiap jenis kegiatan akan beda divisi yang dibutuhkan, misalnya divisi perlengkapan terkadang divisi ini tidak terlalu dibutuhkan pada kegiatan aksi sosial karena kebanyakan perlengkapannya bisa dicari langsung tanpa perlu membentuk divisi khusus. Setelah pennetuan itu kita bisa langsung membentuk struktur kepanitiaan dari gambaran tersebut. 

Hal terpenting dalam menyusun struktur kepanitiaan adalah dengan mentukan setiap anggotanya dengan bijak. tentu caranya dengan membiarkan seseorang mengajukan dirinya sendiri, alasannya adalah ketika seseorang mau menjadi yang bertanggung jawab dalam suatu kegiatan maka itu lebih baik dari pada menunjuk seorang yang biasanya merupakan orang yang terlihat hebat, karena ada kalanya juga orang seperti itu tidak tepat untuk diberi tanggung jawab untuk melakukan tugasnya. Namun ada kalanya menunjuk juga boleh digunakan karena ada juga orang yang memilih diam dalam hal ini padahal memiliki rasa tanggung jawab yang besar dan itu tergantung pada kita membaca orang tersebut. Atau misalnya ada seorang yang selalu hidup dengan beribu kegiatan penting, selalu menang dalam kompetisi apapun, atau mungkin merupakan yang terbaik dalam lingkungannya, tapi ingat yang terbaik semacam ini tidak bisa dijadikan tolok ukur kesuksesan acara, namun yang bertanggung jawablah yang membuat acara berjalan dengan lancar.

Nah, untuk mencari anggota yang cocok sebenarnya tidaklah susah, tapi tidak bisa pula dikatakan mudah. Karena terkadang orang yang kita pilih itu akan dianggap tidak cocok oleh sebagian orang sehingga banyak yang akan meremehkan kita dan orang yang telah kita pilih itu. Kalau sudah begitu maka penyusunan ini akan rumit. Untuk itu harus ada kesabaran dan saling menghormati agar ini penyusunan ini menjadi mudah.

kalau menurutku hal pertama yang harus kita pilih adalah menentukan perangkat penting seperti ketua, sekretari, dan korlap. Setelah itu penyusunan lebih lanjut diserahkan kepada perangkat penting tadi, agar semua orang dalam struktur kepanitiaan itu merasa penting dan bertanggung jawab. kalau ada pendapat lain, bisa kalian share juga di kolom komentar...

semoga bermanfaat ^_^